[민사소송] 서증(사실조회회신 등 증거) 제출 방법

[작성일 : 2024. 7. 25.]
법무법인에서 일하다 보면 후배 변호사로부터 질문을 받을 일이 많은데, 마침 후배 변호사가 법원의 감정촉탁 회신을 해당 사건에 서증으로 새롭게 제출하여야 하는지 물어봐서, 이 부분을 간략히 정리해본다. 덧붙여 헷갈릴 수 있는 다른 증거방법도 마찬가지로 정리한다.

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핵심정리

서증 제출 원칙:

• 원본 제출: 민사소송법에 따라 원본, 정본, 또는 인증등본 제출이 원칙.
• 사본 인정: 사본도 증거능력 있으나, 원본의 존재와 정확성에 대해 다툼이 없고, 상대방의 이의가 없을 경우에만 인정.

서증 제출 방법:

• 문서제출명령 신청: 상대방이나 제3자가 소지한 문서를 법원에 제출하도록 요청.
• 문서송부촉탁신청: 공공기관 등에 문서 송부를 요청.
• 문서 소재지 서증조사: 예외적으로 법원이 직접 문서를 확인.

사실조회 및 감정촉탁:

• 사실조회: 법원이 기관에 자료 송부를 요청.
• 감정촉탁: 감정인이 자료를 확인해 의견을 제시.

서증 제출의 원칙 : 원본 제출 / 예외적으로 사본 인정

민사소송법
제355조(문서제출의 방법 등) ①법원에 문서를 제출하거나 보낼 때에는 원본, 정본 또는 인증이 있는 등본으로 하여야 한다.
②법원은 필요하다고 인정하는 때에는 원본을 제출하도록 명하거나 이를 보내도록 촉탁할 수 있다.
③법원은 당사자로 하여금 그 인용한 문서의 등본 또는 초본을 제출하게 할 수 있다.
④문서가 증거로 채택되지 아니한 때에는 법원은 당사자의 의견을 들어 제출된 문서의 원본ㆍ정본ㆍ등본ㆍ초본 등을 돌려주거나 폐기할 수 있다.

원칙은 원본(최초 작성된 문서)/정본(공증권한을 갖는 공무원이 정본이라고 표시한 문서) 또는 인증등본(원본과 동일한 것이 증명된 문서)의 제출이다. 참고로, 초본은 원본의 일부를 복사한 문서로 공무원이 초본임을 명시한 문서를 말한다.
다만, 현실적으로 민사소송에서 공문서가 아닌한 대부분 원본의 사본을 제출하는 것이 일반적인데, 사본의 경우에도 증거능력이 있다. 일반적으로는 상대방이 증거능력을 다투지는 않지만 증거능력을 다툰다 하더라도 아래와 같은 조건 하에서는 사본도 증거로 인정될 수 있다.

대법원 2002. 8. 23. 선고 2000다66133 판결 중 일부
문서의 제출 또는 송부는 원본, 정본 또는 인증등본으로 하여야 하는 것이므로, 원본, 정본 또는 인증등본이 아니고 단순한 사본만에 의한 증거의 제출은 정확성의 보증이 없어 원칙적으로 부적법하며, 다만 이러한 사본의 경우에도 동일한 내용인 원본의 존재와 원본의 성립의 진정에 관하여 다툼이 없고 그 정확성에 문제가 없기 때문에 사본을 원본의 대용으로 하는데 관하여 상대방으로부터 이의가 없는 경우에는, 구 민사소송법(2002. 1. 26. 법률 제6626호로 전문 개정되기 전의 것) 제326조 제1항 위반사유에 관한 책문권이 포기 혹은 상실되어 사본만의 제출에 의한 증거의 신청도 허용된다.
서증사본의 신청당사자가 문서 원본을 분실하였다든가, 선의로 이를 훼손한 경우, 또는 문서제출명령에 응할 의무가 없는 제3자가 해당 문서의 원본을 소지하고 있는 경우, 원본이 방대한 양의 문서인 경우 등 원본 문서의 제출이 불가능하거나 비실제적인 상황에서는 원본의 제출이 요구되지 아니한다고 할 것이지만, 그와 같은 경우라면 해당 서증의 신청당사자가 원본 부제출에 대한 정당성이 되는 구체적 사유를 주장·입증하여야 할 것이다.

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서증 제출 방법

서증은 소송 당사자가 직접 제출하는 것이 일반적이지만, 아래와 같은 방법으로 제출할 수도 있다.
1. 문서제출명령 신청 : 상대방 또는 제3자가 소지하는 문서로서 민사소송법 제343조에 따라 제출할 의무가 있는 문서이며, 당사자가 소지하지 않고 있을 때에 법원에 신청하여 상대방으로 하여금 제출하도록 하는 방법이다. 단, 상대방이 서증으로 제출하는 것이 아니라면 당사자가 직접 서증으로 별도 제출하여야 한다.
2. 문서송부촉탁신청 : 소지자가 소지하는 문서로 제출의무가 없는 문서이다. 민사소송법 제352조에 따라 제출의무 없는 상대방에게 제출할 것을 요청하는 방식인데, 대체로 공공기관(법원, 검찰)에 문서송부촉탁신청을 한다. 마찬가지로, 법원에 제출된 문서를 당사자가 직접 서증으로 별도 제출하여야 한다.
3. 문서 소재지 서증조사 : 매우매우 예외적으로 인정될 수 있겠으나 위 무넛제출명령신청 및 문서송부촉탁신청으로 해결되지 않는 문서가 있다면 법원이 직접 그 장소로 방문해서 해당 서증을 확인하는 것이다. 국가정보원 같은 특수한 경우가 아니라면 실질적으로 경험하기 어렵다고 보면 된다. 이 경도 마찬가지로 그 사본을 법원에 서증으로 제출하여야 한다.

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사실조회 회신

사실조회는 일종의 '조사의 촉탁'의 유형인데, 어려운 말이지만 대충 법원이 해당 기관에 "이런 자료가 있으면 보내주세요"라고 보내는 것으로 이해하자. 물론 그 기관은 답변할 의무는 없지만, 대체로 공공기관/금융기관 기타 어느 정도 사회적 지위가 있는 기관은 답변을 해준다. 굳이 따지면 그 근거는 민사소송법 제294조에 있다.

민사소송법
제294조(조사의 촉탁) 법원은 공공기관ㆍ학교, 그 밖의 단체ㆍ개인 또는 외국의 공공기관에게 그 업무에 속하는 사항에 관하여 필요한 조사 또는 보관중인 문서의 등본ㆍ사본의 송부를 촉탁할 수 있다.

사실조회 회신의 경우, 별도로 증거로 제출하지 않아도 되지만 '이익으로 원용'을 한다는 의견을 제시하여야 한다. 다만, 법원 입장에서는 어느 부분이 중요하고 의미있는 부분인지 알 수 없기 때문에, 실무상 어느 부분을 이익으로 원용하는지를 구체적으로 명시하여 준비서면을 제출하고 있다.

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감정 촉탁 회신

사실조회와 비슷하게 느껴질 수 있겠지만, 사실조회와 감정촉탁은 다음과 같은 점에서 다르다. 사실조회는 그 사실조회대상기관이 알고 있는 사실(예 : LG U+가 보유하고 있는 데이터를 조회해서 회신)에 관한 것이고, 감정촉탁은 제시된 자료가 없다면 감정인이 알 수 없는 사실이지만 어느 자료를 확인한다면 감정인이 알 수 있는 것 사실(예 : LG U+의 데이터를 확인해서 당시 어떤 사이트에 접속했는지 의견을 제시)을 알려달라는 것이다.  
참고로, 감정 촉탁에 대한 회신은 법원이 감정인을 선임하여 감정한 것과 동일하게 별도의 원용 의사 없이도 증거로 채택된다. 물론, 법원 입장에서는 어느 부분이 의미있고 중요한 회신 내용인지 알 수 없기 때문에, 실무상 어느 부분을 이익으로 원용하는지를 구체적으로 명시하여 준비서면을 제출하고 있다.